Privacyverklaring

Versie september 2026

1. Wie is verantwoordelijk

NW The Company B.V. (“NW The Company”), gevestigd aan Afmijnstraat 13, 1187 ZZ Amstelveen, KvK-nummer 99591928, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw gegevens kunt u richten aan info@nwthecompany.com of telefonisch via +31 20 2101 260.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken gegevens die u zelf verstrekt via ons contactformulier, e-mail, telefoon of de afsprakenplanner. Afhankelijk van het contact gaat het om:

• naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);
• functie en organisatie;
• de inhoud van uw bericht of aanvraag;
• de gekozen dienst en de pagina vanwaar u een aanvraag doet; bij contact vanuit de korte werkgeversscan ook de vooraf getoonde samenvatting wanneer u die meestuurt. Dienstverleners kunnen bij het gebruik van hun dienst technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, browsertype en tijdstip, voor afhandeling en beveiliging.

3. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

De websiteformulieren zijn niet bedoeld voor gezondheidsgegevens, andere bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of dossiers van medewerkers, cliënten of inwoners. Deel deze gegevens daar niet. Ontvangen wij zulke informatie toch, dan beoordelen wij of verwerking noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Onnodige of niet rechtmatig te verwerken informatie verwijderen wij zo spoedig mogelijk. Als gegevens voor een opdracht noodzakelijk zijn, spreken wij eerst een passende, beveiligde werkwijze af.

Bij opdrachten met persoonsgegevens bepalen wij op basis van de feitelijke werkzaamheden of wij verwerker, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn. Als wij verwerker zijn, maken wij afspraken met de opdrachtgever in een verwerkersovereenkomst. Als wij zelf verantwoordelijk zijn voor aanvullende verwerkingen, informeren wij de betrokkenen daarover vóór de verwerking. Een overeenkomst met de opdrachtgever vervangt deze informatieplicht niet.

4. Met welk doel en op welke grondslag wij gegevens verwerken

Wij verwerken gegevens voor de volgende doelen en op de daarbij vermelde grondslag:

• vragen beantwoorden, zakelijke aanvragen opvolgen en afspraken plannen: ons gerechtvaardigd belang om met zakelijke contactpersonen te communiceren en aangevraagde dienstverlening te organiseren. Wij gebruiken daarvoor alleen de benodigde gegevens en wegen uw privacybelang mee;
• een overeenkomst met u als natuurlijke persoon voorbereiden of uitvoeren: de noodzakelijke uitvoering van die overeenkomst of stappen op uw verzoek daaraan voorafgaand. Bij contactpersonen van een organisatie berust de zakelijke communicatie op het hiervoor genoemde gerechtvaardigd belang;
• administratie voeren en voldoen aan toepasselijke fiscale verplichtingen: onze wettelijke verplichting, uitsluitend voor gegevens die daarvoor moeten worden bewaard;
• onze dienstverlening en technische kanalen beveiligen en misbruik onderzoeken: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienstverlening, met verwerking beperkt tot wat hiervoor nodig is;

Via het contactformulier meldt u zich niet aan voor een nieuwsbrief. Voor eventuele toekomstige verwerking waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die afzonderlijk en vooraf. Zonder de noodzakelijke contactgegevens kunnen wij uw aanvraag niet beantwoorden; aanvullende organisatiegegevens zijn alleen nodig voor zover relevant voor uw vraag.

5. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen. Zelfscans en rekenhulpen berekenen indicatieve uitkomsten in uw browser. Antwoorden worden niet automatisch als dossier aan ons verzonden. Alleen als u via het contactformulier een getoonde scansamenvatting meestuurt, ontvangen wij die samen met uw aanvraag.

6. Bewaartermijnen

NW The Company bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld:

• aanvragen zonder vervolgopdracht: maximaal twaalf maanden na het laatste contact;
• contact- en opdrachtdocumentatie: zolang nodig voor de uitvoering en afwikkeling van de opdracht. Daarna bewaren wij alleen gegevens die nog nodig zijn voor een wettelijke verplichting of voor het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen, zolang die noodzaak bestaat;
• fiscale administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn. Deze verplichting geldt niet automatisch voor alle berichten of inhoudelijke dossiers. Technische beveiligingsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor beveiliging of onderzoek van een incident;

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Het websitecontactformulier gebruikt Formspree voor ontvangst en doorsturen van aanvragen. Voor het plannen van afspraken verwijst de website naar Microsoft Bookings. Voor zakelijke e-mail gebruiken wij Microsoft 365 (Outlook). MITSN ondersteunt ons bij de website en het technische beheer. Voor zover dit voor deze dienstverlening nodig is, kunnen MITSN en de betrokken hosting- en e-maildienstverleners gegevens verwerken. Bij het openen van externe links, zoals WhatsApp of LinkedIn, is daarnaast de privacyinformatie van die aanbieder van toepassing. Wij verstrekken gegevens aan andere ontvangers alleen als dit noodzakelijk is voor een aangegeven doel en daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Voor onze hosting en zakelijke e-mail gebruiken wij opslag binnen de Europese Unie. Het contactformulier vormt hierop een uitzondering: Formspree verwerkt de gegevens uit uw aanvraag onder meer in de Verenigde Staten. Uw naam, e-mailadres, bericht en eventuele aanvullende formuliergegevens worden bij verzending aan deze dienst doorgegeven. Opslag binnen de EU sluit eventuele toegang vanuit andere landen door dienstverleners niet op zichzelf uit. Formspree vermeldt op zijn beveiligingspagina dat het als verwerker gebruikmaakt van Europese standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC’s). Lees de informatie over beveiliging en doorgifte van Formspree en het privacybeleid van Formspree. Voor vragen over de internationale verwerking en de beschikbare waarborgen kunt u contact met ons opnemen via info@nwthecompany.com.

Voor onze zakelijke Microsoft 365-diensten verwijzen wij naar het Microsoft Data Protection Addendum, waarin Microsoft zijn standaardafspraken over gegevensverwerking en beveiliging beschrijft.

8. Cookies

Onze eigen website gebruikt momenteel geen analytische meetcodes of advertentiepixels. De zelfscans bewaren uw invoer niet in cookies of lokale browseropslag. Lees meer in onze cookieverklaring. Als wij technieken toevoegen waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die vooraf. Toestemming voor advertentiecookies is geen voorwaarde om een contactaanvraag te doen.

9. Gegevens van minderjarigen

Deze website richt zich niet op het verzamelen van gegevens van bezoekers jonger dan 16 jaar. Vermoedt u dat wij zonder toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, meld dit dan via info@nwthecompany.com, zodat wij deze gegevens kunnen verwijderen.

10. Uw rechten

U kunt verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u bezwaar maken en gegevensoverdraagbaarheid vragen. Toestemming kunt u altijd intrekken; dit verandert niet de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking. Bij verwerking voor direct marketing kunt u daartegen altijd bezwaar maken.

U kunt uw verzoek sturen naar info@nwthecompany.com. Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Als de wettelijke voorwaarden voor verlenging gelden, informeren wij u binnen die maand over de reden en de verlenging van maximaal twee maanden. Waar nodig controleren wij uw identiteit op een passende manier, zonder onnodige gegevens op te vragen.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt ook eerst contact met ons opnemen, maar dat is niet verplicht.

11. Beveiliging

NW The Company neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking van persoonsgegevens tegen te gaan.

Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, of zijn er aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via info@nwthecompany.com.

12. Wijzigingen

NW The Company kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie is steeds via de website te raadplegen.

Lees ook de praktische uitleg over gegevensgebruik en de informatie over cookies.